Track University Wide Policies - 2008-2009                                                               
Abbreviation Chart:  FA = Faculty Affairs; FC = Faculty Council, GC = General Counsel; GFM = General Faculty Meeting; GP = General Policy Report; SA = Staff Affairs                  
Pol. # Brief Description Cover Sheet (reason) Minor Amendment Date Received Broad Review Complete Originator Policy Sponsor   (if different than originator)  Reviewing Body Contact       (if different than sponsor) Final Review       (if applicable) (FYIs to FC - any issues it will be put on agenda) Date Sent (FC Leadership team) and/or Posted (website) Faculty Council General Faculty President or delagee VP Fin.Adm. (APM)              Provost (FSH) Regents Policy (if applicable)    
   (if applicable) (yes/no) (yes/no) Direct any comments or questions to the policy sponsor, reviewing body, or policy coordinator Disposition Disposition Disposition Disposition    
AY 2006-07                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
UP-07-034 FSH 1565, 3320,3520, 3560 - Joint Appointments Include language in the FSH on joint appointments for evaluation purposes no 2/27/07 Sent Gen. Counsel 3/9/07     approval is pending Bob Zemetra, Fac. Affairs Chair   Fac. Affairs     3/6/07S FC-07-046 Appr. 3/6/07 w/recom. that Fac.Affairs consider issues raised and return with further revisions (see council minutes). Pulled to address other concerns, see FC meeting #25 of April 17, 2007, will be revised and return to council in the fall.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        
UP-07-049 FSH 5100  J: Indirect Cost Assessments reason no 5/21/07   Research Council John Tracy/Gene Merrell Research Council     5/30/07P FYI Fall 2007 9/25/07 Request Research Office to return and discuss (FC-08-003), Tracy ret. 1/22/08; Resolution brought 2/26/08 asked to revise/ret. for discussion 3/4/08 N/A                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     
AY 2007-08                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-08-017 FSH 5300 - Copyrights,Protectable Disc. & Other Intellectual Prop. Rights reason no 11/30/07 no Gene Merell   Sent Ben Beard 12/3/07 suggested cj. returned to General Counsel 12/3/07; new rev. rec. 3/20/08, Beard reviewed agreed to minor change req. send to Fac. Council as FYI     FYI 4/9/08; P4/27/08 Minor issues were discussed, recommended that they be forwarded to New VP Research (see file in Policy Coord. Office) or FC 4/9/08 minutes FC-08-046 N/A                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          
   
   
   
UP-08-004 APM 40.22 - Landscape & Exterior Services reason no 9/17/07 yes Charles Zillinger Nancy Spink Safety & Facilities   General Counsel appr. 9/19/07 --on 3/14/08 discovered discrepancies, corrected 3/10/09.  9/27/2007P  updated 3/10/09 N/A N/A Appr. 9/25/07 F&A 3/9/09 appr. Again                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        
UP-08-024 APM 60.06 General Terms and Conditions reason no 1/4/08 Sent General Counsel 1/4/08 Chris Johnson Jana Stotler Ron Town Jan. 09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-08-025 APM 60.03 General Responsibilities within Purchasing Services reason no 1/4/08 Sent General Counsel 1/4/08 Chris Johnson Jana Stotler Ron Town Jan. 09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-08-037 APM 10.41: Surplus Property Inventory & Disp. Procedures reason no 2/19/08 no, w/General Counsel 11/18/08 ap. w/cjs Charles Zillinger Brian Johnson       11/18/08P n/a n/a F&A appr. 11/18/08                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        
AY 2008-09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      
UP-09-001 APM 40.08: Donated Services or Materials reason no/New Policy 7/23/08 yes Brian Johnson Brian Johnson Counsel a7/23/08   FYI FC email P7/24/08   n/a 7/23/08                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-002 APM 75.32: Payments Against Departmental Purchase Orders Policy deleted, DPOs no longer used. no 8/11/08 yes Linda Keeney Ron Town/Jana Stotler Counsel a8/7/08   n/a P8/12/08 n/a n/a 8/12/08                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-003 APM 65.02: Records Inventory, Retention, and Disposition reason no 8/11/08 yes Terry Quinn Harvey Hughett Counsel a8/7/08   Pending further review; final review appr. 10/28/08 P12/2/08 n/a n/a 8/12/08 reappr. 11/21/08                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-004 APM 65.06: University Electronic Records Management Guidelines reason no 8/11/08 yes Terry Quinn Harvey Hughett Counsel a8/7/08   Pending further review; final review appr. 10/28/08 P12/2/08 n/a n/a 8/12/08 reappr. 11/21/08                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-005 APM 45.09: Personnel Activity Report reason   8/19/08   Casey Inge Polly Knutsen Counsel a8/19/08   FYI email FC&P - 8/19/08 n/a n/a 8/19/08                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-006 APM 45.18 Sponsored Projects Expenditures Compliance reason no/New Policy 9/2/08 yes Casey Inge Polly Knutsen counsel a8/28/08   FYI email FC&P - 9/8/08 n/a n/a 9/8/08                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-007 APM 40.06 Privately Funded Capital Projects reason no/New Policy 9/26/08 yes Brian Johnson Lloyd Mues Counsel a9/08   FYI email FC&P - 10/3/08 n/a n/a 9/30/08                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-008 APM 40.07 Facility Maintenance Endowment reason no/New Policy 9/26/08 yes Brian Johnson Lloyd Mues Counsel a 7/08   FYI email FC&P - 10/3/08 n/a n/a 9/30/08                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-009 FSH 3820: Ombuds Office reason no 10/8/08 yes James Fazio Provost Counsel a10/08     On 10/28/08 FC agenda FC-09-009 GFM 11/17/08 appr. Pres. 12/2/08a                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-010 FSH 3050 - PD Form redline (see FC website for clean proposed final version) reason no 10/25/08 yes Sub-Committee of Faculty Affairs, Chuck Morrison chair Faculty Affairs Counsel, Faculty Affairs Sub-committee     Prelim Disc. at 10/28/08 FC mtg. FC-09-010 appr. w/cjs 11/11/08  GFM 11/17/08 appr. Pres. 12/2/08a                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
  FSH 3320 - AE Form redline (see FC website for current form and final proposedform) " " " " " " "     " FC-09-011 appr. w/cjs 11/11/08  GFM 11/17/08 appr. Pres. 12/2/08a                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-011 FSH 1640. 54 & 72 - Human Assurances Committee (HAC) and Research Council Change HAC to Institutional Review Board, a more common name no 10/30/08 yes Gene Merrell   General Counsel 10/30/08a   FYI to FC FC10/30/08 12/5/08 email UI Register 12/12//08 n/a                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-012 FSH 5200 -Investigations Involving Human Subjects see above no 10/30/08 yes Gene Merrell   General Counsel 10/30/08a   FYI to FC FC10/30/08 12/5/08 email UI Register 12/12//08 n/a                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-013 APM 40.27 - Campus Mail and Receiving reason no 10/28/08 yes Charles Zillinger Brian Johnson General Counsel 10/30/08a   n/a P11/2/08 n/a n/a 10/30/08                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-014 APM 70.23 - University Relations Cost Allowances Noncompliance with state financial regulations.  no 11/21/08 yes Jana Stotler   General Counsel 11/24/08a   n/a P11/25/08 n/a n/a 11/25/08                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-015 APM 30.06 - ITS Newsletter reason no 12/1/08 yes Margo Holthaus Harvey Hughett General Counsel 11/21/08a   n/a P12/1/08 n/a n/a 12/1/08                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-016 APM 30.09 - Requesting Tape Reading reason no 12/1/08 yes Margo Holthaus Harvey Hughett General Counsel 11/21/08a   n/a P12/1/08 n/a n/a 12/1/08                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-017 APM 30.21 - Lost and Found reason no 12/1/08 yes Margo Holthaus Harvey Hughett General Counsel 11/21/08a   n/a P12/1/08 n/a n/a 12/1/08                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-018 APM 30.24 - Computer Job Scheduling reason no 12/1/08 yes Margo Holthaus Harvey Hughett General Counsel 11/21/08a   n/a P12/1/08 n/a n/a 12/1/08                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-019 APM 30.11 - Computer Printed Output Retrieval reason no 12/2/08 yes Margo Holthaus Harvey Hughett General Counsel 12/2/08a   n/a P12/2/08 n/a n/a 12/2/08                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-020 FSH 3215 - NonDiscrimination Based on Sexual Orientation reason no 12/2/08 yes Affirmative Action & Disability Affairs Committee - Ernie Biller Chair April Preston General Counsel 11/20/08a     FC12/2/08 12/9/08 appr. FC-09-024 GFM 4/21/09 appr. 6/18/09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-021 FSH 3060 - Affirm.Act. & Equal Opportunity reason no 12/2/08 yes see above April Preston General Counsel 11/20/08a     FC12/2/08 12/9/08 appr.FC-09-025 GFM 4/21/09 appr. 6/18/09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-022 FSH 3200 - Policy on Nondiscrimination reason no 12/2/08 yes see above April Preston General Counsel 11/20/08a     FC12/2/08 12/9/08 appr.FC-09-022 GFM 4/21/09 appr. 6/18/09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-023 FSH 3860 - Grievance Procedures for Classified Staff reason no 12/2/08 yes see above April Preston General Counsel 11/20/08a     FC12/2/08 12/9/08 appr.FC-09-023 GFM 4/21/09 appr. 6/18/09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-024 FSH 3050 - Position Description (policy) & FSH 3140 reason no 12/12/08 yes Sub-Committee of Faculty Affairs, Chuck Morrison chair Faculty Affairs - Don Crowley Chair General Counsel 12/5/08a     FCL12/12/08 FC-09-067&068  GFM 4/21/09 appr. 6/18/09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-025 FSH 3320 - Annual Performance Evaluation (policy) reason no 12/12/08 yes " " "     FCL12/12/08 FC-09-069  GFM 4/21/09 appr. w/change 6/18/09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-026 FSH 3420 - Faculty Salaries reason no 12/12/08 yes " " "     FCL12/12/08 FC-09-070 GFM 4/21/09 appr. 6/18/09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-027 APM 5.03 - Inland Marine Insurance Coverage reason no 12/15/08 yes Hillary Haight/Carry Salonen Nancy Spink General Counsel 12/12/08a     P12/18/08 n/a n/a F&A12/18/08a                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-028 APM 80.35 - Vandal Card reason no 12/22/08 yes Terry Quinn Harvey Hughett General Counsel 12/12/08a     P12/22/08 n/a n/a F&A 12/22/08a                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-029 FSH 4620 - Academic Calendar update years no 9/16/08 yes Registrar   UCC     P1/13/09 FC-09-008 appr. 10/21/08 11/17/08 appr. Pres. 12/2/08a                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-030 FSH 1520 - Constitution of the University Faculty reason no 11/4/08 yes   Jack Miller         FC-09-005 appr. 11/4/08 11/17/08 no quorum, not approved/GFM 4/21/09 appr. 6/18/09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-031 APM - 35.40 Hazardous Waste Management reason no 1/23/09 yes Fred Hutchinson   General Counsel 1/23/09   FYI sent FCL FCL: 1/28/09 FYI FC 3/9/09 n/a 1/26/09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-032 APM - 35.41 Requests for Collection of Hazardous Materials reason no 1/23/09 yes Fred Hutchinson   General Counsel 1/23/09   n/a n/a n/a n/a 1/26/09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-033 APM - 35.42 Storage Limits for Hazardous Materials reason no 1/23/09 yes Fred Hutchinson   General Counsel 1/23/09   n/a n/a n/a n/a 1/26/09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-034 FSH 1640. 36, 43 & 91 - Dismissal Hearings, Faculty Appeals, UCC reason no 11/18/08 yes Committee on Committees Faculty Secretary         FC-09-020 appr. 11/18/08 n/a (FSH 1620 B-2) n/a                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-035 FSH 3320 - Form 1 Inadvertent removal of unit supervisor signature on Conflicts of Interest form yes 2/3/09 yes Anna Thompson Policy Coordinator     n/a P2/3/09 n/a n/a n/a n/a                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  
UP-09-036 APM 50.15 - Classified Empl. Internal Promotion Process reason no 2/23/09 w/Staff Affairs - rev. and comment only Melissa DiNoto, HR Mike Jolly/April Preston Melissa DiNoto, Hoey Graham, Ann Thompson final appr. 3/24/09 resent Staff Affairs       FC-09-074 4/7/09 n/a F&A 4/2/09 appr.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-037 FSH 3360 - Probation,Prom.Demo.&Transfer Classified Staff reason no 2/23/09 w/Staff Affairs - rev. and appr. 2/09 Melissa DiNoto, HR Mike Jolly/April Preston Melissa DiNoto, Hoey Graham, Ann Thompson final appr. 3/24/09 resent Staff Affairs       FC-09-074 GFM 4/21/09 appr. 6/18/09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-038 APM - 5.04 - Insurance for Camp reason no 3/5/09 yes Hillary Haight/Carry Salonen Nancy Spink General Counsel 3/4/09     3/9/09P N/A n/a F&A 3/5/09 appr.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-039 APM - 10.41 - Surplus Property reason yes 3/9/09 yes Anna Thompson n/a General Counsel 3/9/09      3/10/09P n/a n/a F&A 3/10/09 appr.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-040 APM - 40.22 Landscape  Include reference to Animal Care & Use Committee yes 3/10/09 yes Anna Thompson n/a General Counsel 3/10/09     3/12/09P n/a n/a F&A 3/12/09 appr.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-041 FSH 3520 - Faculty Tenure  reason no 3/23/09 yes Sub-Committee of Faculty Affairs, Chuck Morrison chair Faculty Affairs - Don Crowley Chair General Counsel  & HR  In review General Counsel, Provost & Fac. Affairs, Policy Coor.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              
UP-09-042 FSH 4130 - Standard Course Numbers reason no 4/2/09 no w/UCC Charles Tibbals Nancy Krogh General Counsel appr. 4/2/09       FC-09-075 4/7/09 GFM 4/21/09 appr. 6/18/09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-043 APM 40.12 - Sustainability Revolving Fund Reason no 4/3/09 yes Darin Saul Lloyd Mues General Counsel appr. 4/3/09   FYI to FC 4/22/09 4/3/09P     F&A 4/3/09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-044 FSH 1520 - Constitution of the University Faculty reason no 4/6/09 yes Rod Hill n/a General Counsel appr. 4/6/09       FC-09-071 4/7/09 GFM 4/21/09 appr. 6/18/09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-045 FSH 1540 - Standing Rules of University Faculty reason no 4/6/09 yes Rod Hill n/a General Counsel appr. 4/6/09       FC-09-071 4/7/09 GFM 4/21/09 appr. 6/18/09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-046 FSH 1640.94 - University Multi-Campus Communications Committee reason no 4/6/09 yes Rod Hill n/a General Counsel appr. 4/6/09       FC-09-071 4/7/09 GFM 4/21/09 appr. 6/18/09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-047 APM 40.10 - University Space reason no 4/10/09 yes Brian Johnson Lloyd Mues General Counsel appr. 4/3/09   FYI to FC 4/22/09 4/13/09P n/a n/a F&A 4/10/09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-048 APM 40.29 - Campus Advertising & Posting Policy reason no 4/13/09 yes Charles Zillinger  Brian Johnson & Nancy Spink general counsel appr. 4/13/09   FYI to FC 4/22/09 4/13/09P n/a n/a F&A 4/13/09                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
UP-09-049 APM 10.41: Surplus Property Inventory & Disp. Procedures edit contact info for Asset Acct. yes 4/29/09 n/a Charles Zillinger Gary Fuller n/a     4/29/09P n/a n/a n/a